Handbook, или Что почитать о компании

В США и странах Европы такой метод коммуникации, как хендбук (handbook), используют давно и часто. Особенно в компаниях, которые время от времени подключают отдельных сотрудников или организации к работе над определенными проектами — в том числе и из других стран. В Украину только приходит понимание того, что коммуникацию с коллегами нужно выстраивать доверительно, открыто и доброжелательно.

Дополнительным стимулом пересмотреть коммуникационные подходы стала охватившая мир «новая нормальность» дистанционной и гибридной работы с передачей задач на аутсорс. Действительность меняется и призывает пересмотреть устоявшиеся взгляды на организацию рабочего процесса, ведь в условиях «удаленки» все, что находится в распоряжении руководителя, — Zoom-созвоны и аватарки разной степени серьезности. А если речь идет о приглашении специалистов для определенного проекта, задача снова и снова рассказывать о ценностях компании и ее tone of voice кажется совсем сложной.

Однако выход есть — и это хендбук. Мы в Content.UA пристально следим за мировыми тенденциями, и такая идея очень откликнулась всей команде. Поэтому мы разработали его для себя и показали другим :) Давайте же разберемся, что это такое, чтобы продолжить развитие в new normal.

О хендбуке я узнала, когда училась во Львовской бизнес-школе и проходила практику в крупной международной компании.

Эта внутренняя книга о культуре и правилах компании создается для того, чтобы все «говорили на одном языке». Тогда все одинаково понимают правила игры под названием «работа», принимают ценности фирмы и знают, где искать ответы на все организационные вопросы. Это необходимый инструмент в крупных гибридных компаниях, а также в международных, где есть культурные различия между сотрудниками, работающими из разных стран. Хендбук однозначно снимает много вопросов и распутывает «коммуникационные клубки» внутри организации.

В наших широтах слово «хендбук» широко не используют, а зря. Если ответ на вопрос «Кто я?» можно искать всю жизнь, то ответ на вопрос «Что из себя представляет наша компания?» есть в хендбуке.

Работать с ним было непросто, потому что у команды очень много задач. Сначала хендбук казался «внеклассным чтением»: мол, «хорошо, если будет», а после того, как мы с Екатериной Маршал его закончили, лично я поняла, как важно было письменно обозначить границы, роли, зоны ответственности и корни дерева, на котором сидит наш Тукан :)

На Западе, особенно в ИT-компаниях, всевозможные гайды и справочники — просто must have. У нас же все это коррелирует скорее со скучными должностными инструкциями, которые чаще всего пылятся в офисах или лежат в папках на рабочем столе компьютера. Из этого полотна сотрудник почерпнет много информации о том, что он «должен», и ни капли о том, «почему» это так. А ведь именно понимание «почему» сделает из обычной офисной единицы вовлеченного эффективного игрока на вашем поле. И от этого бизнес станет еще на шаг ближе к вершине успеха.

Хендбук — это книга о корпоративной культуре во всем ее многообразии. Это ваши идеалы, ценности, философия и миссия, история и планы, структура и иерархия. Это максимально полный справочник о том, чем живет и дышит компания каждый день. И это то, что облегчит жизнь и сотрудникам, новым и нынешним, и вам как руководителю.

Такой подход — самый распространенный сейчас. Вспомните, как происходит принятие нового сотрудника в коллектив. Сначала человек откликается на вашу вакансию или HR приглашает кандидата с подходящим резюме. Потом оформление бумаг, краткое-беглое знакомство с сотрудниками: «Вот твой стол (читай "логин-пароль и приглашение во все рабочие чаты"), ребята введут в курс дела». — И человек остается один. «Ребята», в зависимости от степени доброжелательности и загруженности, стараются отвечать на возникающие у новичка вопросы, но чаще всего человек просто стесняется и сидит тихонько, не понимая, как влиться в работу.

Примерно через неделю-две он начнет вникать в процессы, и тут возникнет новая проблема: у кого спросить вот это? Кто отвечает за это? С кем нужно согласовать? Приходится снова и снова отвлекать коллег, пытаясь запомнить, кто кому чего и сколько. И только через месяц новый сотрудник более-менее поймет, узнает, познакомится, освоится и перестанет путать чаты. И вот тогда действительно начнет работать.

Фух, это даже описывать было долго! А ведь по такой схеме сплошь и рядом начинается работа.

Хендбук поможет, во-первых, сократить это время до одного-двух дней, а во-вторых, снизить уровень стресса у новичка. Это тоже важно, ведь ваши сотрудники — не винтики в машине для зарабатывания денег, а коллеги и ценные помощники. И относиться к ним нужно соответственно.

Потому что хендбук — не только для новичков. Сотрудникам, которые уже давно с вами, он поможет унифицировать процессы и коммуникацию (особенно если у бизнеса много разных подразделений или он быстро растет), почувствовать себя частью коллектива и компании в целом, вовлечь и «зажечь». Он станет отличной мотивацией и поможет выйти из некоторых стрессовых ситуаций, которые иногда возникают и у «старожилов». А это уже забота, которую очень ценит каждый работник.

Кроме того, если подойти к созданию хендбука максимально креативно, он станет и своеобразной рекламой — сотрудники будут рассказывать о нем друзьям и знакомым, повышая тем самым узнаваемость бренда и лояльность к нему.

В идеале хендбук нужно разрабатывать сразу с основанием компании. Возможно, и скорее всего, в обозримом будущем свод правил, размещенный в этой «настольной книге», частично утратит актуальность — тогда его переделают. В любом случае хендбук — не ветхое ископаемое, а «живой организм», развивающийся вместе с бизнесом, органично вписанный в общий контекст.

С момента основания компании необходимо определить миссию, ценности, визию — общее направление движения бизнеса плюс «технические вопросы»: режим работы и рабочие инструменты. Процессы опишете постепенно.

Чтобы в хендбук вошли все аспекты, нужна большая кропотливая работа, в которой задействована компания в целом: от руководителя до junior-сотрудников. Чем полнее будут прописаны процессы и коммуникационная стратегия, тем больше хендбук будет понятным диалогом на равных, а не менторскими указаниями «сверху».

И еще одно важное замечание: настольная книга сотрудника — не фантастический роман. Все, что там написано/нарисовано/снято на видео, должно соответствовать истине. Если руководитель говорит о командной работе, но сотрудники знают, что решения он принимает только единолично, — это будет серьезный удар по внутреннему имиджу компании. Поэтому каждое слово должно быть взвешено, просеяно через мелкое сито — и выполняться.

Хендбук — это об открытости, честности, прозрачности, общении, уважении и заботе.

С его помощью бизнес:

• обеспечивает мягкий, позитивный вход новичка в работу;
• сокращает время адаптации;
• повышает чувство сопричастности давно работающих сотрудников;
• улучшает имидж компании;
• унифицирует понимание правил, процессов, стандартов работы и коммуникации для всех сотрудников;
• повышает лояльность работников.

Какой бы вопрос ни возник — ответ на него должен быть там. Tone of voice хендбука должен полностью соответствовать бизнесу и принятой коммуникационной стратегии, чтобы человек тоже настраивался на одну волну сразу, с первого дня. Поэтому так важно уделить время созданию этого справочника.

Что входит в хендбук? Приведем примерный список разделов, которые необходимо включить в настольную книгу сотрудника:

• Приветствие. История компании, миссия, цели и ценности, философия и tone of voice, стратегия и преимущества.
  
• Организационная структура. Персоналии, зоны ответственности, взаимосвязи между отделами.
  
• Рабочие вопросы. Прием на работу/увольнение, график, документооборот, сверхурочная работа, система мотивации, командировки и карьерный рост, обучение и повышение квалификации, организация рабочего места, парковка, места общего пользования, скрипт действий в случае технических сложностей.
  
• Техника безопасности. Политика конфиденциальности, юридические аспекты организации рабочего процесса.
  
• Правила поведения сотрудников. Взаимоотношения между сотрудниками, с партнерами и заказчиками; дресс-код; решение конфликтных ситуаций; плюшки и поощрения, а также меры дисциплинарного воздействия.
  

Мы уже получили позитивный отзыв от копирайтерки, которая присоединилась к команде. Она отметила, что раньше ни на одной работе не сталкивалась с подобным примером коммуникации — и очень зря: «Это просто потрясающая книга, которая помогает легко познакомиться с компанией. Хендбук — отличная помощь для погружения в команду. Очень понравилась понятная структура, раздел с ценностями и принципами работы команды, — это помогает понять, на чем основывается работа. Легкий, дружелюбный язык, приятное оформление с атмосферными фото. Эта книга — просто находка!».

Предлагаем и вам перенимать полезный опыт, чтобы стать более открытыми и извлечь из этого максимальную пользу. Обращайтесь ;-)